DMS



Per una gestione documentale innovativa ed efficiente

Ogni azienda, e più in generale ogni struttura organizzata, possiede, riceve ed invia nel tempo volumi crescenti di dati e documenti.
Le diverse fonti di provenienza, così come gli eterogenei formati cartacei ed elettronici, formano un continuo ed incessante ricevere, comunicare, scambiare, distribuire, dove l'organizzazione aziendale, bersaglio e fonte di questi dati, ne subisce inevitabilmente l'onere.
La mole di dati che ne deriva troppo spesso non viene conservata in maniera organizzata, razionale ed accessibile, rendendone difficile la fruizione.

Infinity DMS è un'evoluta soluzione con interfaccia Web per una completa gestione documentale, utilizzabile via Internet/Intranet che consente di ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire articolati processi documentali.

Con Infinity DMS dati e documenti si trasformano in preziose informazioni per decidere ed operare. 

BROCHURE


La gestione documentale evoluta
Infinity DMS è parte integrante dello spazio di lavoro virtuale (Virtual Workspace) a disposizione di ogni utente che, attraverso la propria MyDesk - la scrivania personale - può accedere alle informazioni di propria competenza o collaborare con gli altri utenti interni o esterni al sistema.
I documenti diventano informazioni sempre accessibili
Ogni azienda e ogni struttura organizzata possiede, riceve ed invia nel tempo volumi crescenti di dati e documenti. Le diverse fonti di provenienza, così come gli eterogenei formati cartacei ed elettronici, formano un continuo e incessante ricevere, comunicare, scambiare, distribuire, dove l'organizzazione aziendale, bersaglio e fonte di questi dati, ne subisce inevitabilmente l'onere.
La mole di dati che ne deriva spesso non viene conservata in maniera organizzata, razionale ed accessibile, rendendone difficile la fruizione.

Infinity DMS è un'evoluta soluzione con interfaccia Web per una completa gestione documentale, utilizzabile via Internet/Intranet, che consente di ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire articolati processi documentali.

Ricezione e Acquisizione
Infinity DMS consente di acquisire e archiviare via Web file e documenti in qualsiasi formato di dati.
L'acquisizione può avvenire per singolo documento, attraverso funzioni di upload o scannerizzazione dei documenti cartacei, o in maniera massiva tramite etichette autoadesive o codici a barre.
Le informazioni contenute nelle etichette o nel codice a barre vengono automaticamente riconosciute in fase di scannerizzazione con tecniche OCR, consentendo la catalogazione e l'archiviazione dei relativi documenti.
È possibile acquisire in maniera massiva i documenti e provvedere successivamente alla classificazione tramite apposite funzioni applicative.

Protocollazione
L'acquisizione può avvenire anche tramite un'apposita funzionalità per la protocollazione dei documenti in ingresso/uscita che, oltre ad attribuire una numerazione progressiva, consente di 'inviare' direttamente sulla scrivania elettronica (MyDesk) di uno o più utenti il documento inviato/ricevuto.
La Protocollazione, oltre a redigere il registro di protocollo, permette una semplice e veloce distribuzione dei documenti in arrivo/partenza, riducendo drasticamente tempi di condivisione e collaborazione.

Classificazione
Ogni documento archiviato viene classificato in base a specifiche 'classi documentali' liberamente create e gestite dall'utente che consentono di organizzare e relazionare le informazioni in contenitori logici a più livelli.
Questa tecnica, indipendentemente dal contenitore logico di appartenenza, permette di mettere in relazione il documento con una o più entità applicative (Aziende, Persone, Clienti, Fornitori, Agenti, Contratti, Ordini, Fatture ecc.) per una lettura trasversale delle informazioni.
La definizione di diversi livelli di sicurezza per contenitori logici (cartelle) consente di ottenere il livello di riservatezza desiderato e determinare l'insieme di persone/gruppi abilitati all'accesso, notificando se richiesto l'accadimento di una certa azione.

Versioni e Revisioni
Una potente gestione delle versioni dei documenti archiviati consente di conservare l'evoluzione di un documento nel tempo rendendolo reperibile a qualsiasi stadio della sua evoluzione.

Check In/Out
La funzionalità di Check In/Check Out permette di gestire la simultaneità d'accesso allo stesso documento da parte di più utenti. La funzione evita che si generino pericolosi conflitti sul documento in lavorazione, inibendo ad altri utenti la variazione contemporanea del documento già preso in carico. L'utente può comunque accedere al documento in sola lettura, se autorizzato dall'utente che ha effettuato il Check In.
 
Ricerca

Avanzate funzioni permettono la ricerca dei documenti archiviati:

  • per contenitore logico di appartenenza (cartella)
  • per attributi e metadati, descrizione, classi documentali
  • per parole chiave, autore ecc.
  • per relazioni con altre entità applicative (clienti, fornitori,prodotti ecc.)
  • per libera ricerca nel contenuto dei documenti


Condivisione
La condivisione di documenti archiviati avviene in diverse modalità, fra cui, l'accesso a cartelle condivise opportunamente profilate e controllate o la messa in evidenza sulla MyDesk utente di determinate categorie di documenti che necessitano di opportune attenzioni. Attraverso il Business Process Management l'utente partecipa a processi che facilitano la collaborazione e la condivisione dei documenti.

Distribuzione
Infinity DMS gestisce i documenti in lavorazione assegnandoli a specifici gruppi di utenti e controllandone lo stato di completamento.
I canali per mettere a disposizione o distribuire i documenti ad utenti interni o esterni all'azienda sono molteplici:

  • direttamente sulla scrivania virtuale di lavoro dell'utente (MyDesk)
  • sistemi di notifiche automatiche via email o SMS
  • liste automatiche di distribuzione
  • protocollazione e contemporanea distribuzione del documento ricevuto

{tab Prerequisiti/Integrazioni}

PREREQUISITI

Infinity Application Framework
Condivisione, collaborazione e interazione sono le parole chiave di Infinity Application Framework, la base tecnologica ed applicativa sulla quale poggiano tutte le applicazioni della famiglia Infinity Project.
Infinity Application Framework è un luogo di lavoro virtuale, in cui gli utenti (dipendenti, clienti, fornitori, consulenti, ecc.) possono trovare i dati e le informazioni di cui necessitano per svolgere il proprio lavoro, contribuendo ad ottimizzare i processi organizzativi a supporto delle strategie di business.

INTEGRAZIONI

Business Process Management
Il software di Business Process Management (BPM), disponibile all?interno delle applicazioni Infinity Project tramite il modulo Infinity Application Framework, consente di automatizzare tutti i processi aziendali, dai più semplici ai più complessi che coinvolgono più persone e diverse aree aziendali. 

Attraverso un evoluto strumento grafico il Business Process Management consente di disegnare con semplicità un flusso di operazioni da eseguire in base a regole definite. 
Tramite la scrivania condivisa (My Desk) vengono distribuite le singole attività da eseguire fra gli utenti coinvolti, con la possibilità di controllare lo stato di avanzamento dei singoli processi in corso ed i relativi tempi di lavorazione. 

Grazie al BPM le persone collaborano e comunicano senza difficoltà. Non si perde più tempo nel capire chi deve fare cosa e quando e le attività fluiscono velocemente, senza intoppi. I processi aziendali sono eseguiti correttamente e tenuti sotto controllo con conseguente aumento di efficienza e qualità operativa

Extended Document Server
Versatile motore di database specializzato per l'archiviazione di dati e documenti destrutturati, garantisce una forte compressione ed una flessibile memorizzazione fisica degli stessi in base alla strategia imposta o in base alle regole di archiviazione.
L'Extended Document Server (EDS) consente di archiviare grandi quantità di dati e documenti che possono essere condivisi localmente o in maniera remota. Il sistema prende in carico i documenti, li cripta, li comprime e li indicizza creando uno o più archivi a seconda della strategia impostata. Infinity DMS utilizza di default un solo EDS, ma consente di gestirne contemporaneamente anche un numero illimitato, che possono anche essere geograficamente distribuiti per archiviare grandissimi volumi di dati.

Conservazione Sostitutiva
Nel caso sia necessario conservare a norma di legge i documenti archiviati, Infinity DMS è nativamente interfacciato con SOStitutiva, il servizio di conservazione sostitutiva Zucchetti, che consente di ottemperare a tutti gli obblighi di legge senza sobbarcarsi gli oneri che la normativa comporta, delegando a Zucchetti l'apposizione della marca temporale e della firma digitale, nonché l'espletamento delle relative pratiche. 



  • Dematerializzazione dei flussi cartacei (Paperless Office)
  • Organizzazione ottimale dei processi di condivisione e distribuzione dei documenti
  • Automazione e controllo dei processi aziendali
  • Miglioramento dell'efficienza
  • Ottimizzazione di tempi, costi e risorse
  • Collaborazione tra utenti interni e esterni all'azienda
  • Condivisione del patrimonio informativo aziendale
  • Possibilità di scansione massiva dei documenti

L'infrastruttura a garanzia di dati e servizi

Tutte le applicazioni di Infinity Project possono essere ospitate nel Datacenter Zucchetti, un business data center che garantisce i massimi livelli di sicurezza e affidabilità, liberando l'utente dai costi legati all'hardware.

Concepito per far fronte alle esigenze di sicurezza delle applicazioni "mission critical", il Datacenter Zucchetti è stato progettato e realizzato adottando le più moderne tecnologie, per garantire il più elevato livello di servizio agli utenti, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno.
La struttura garantisce la sicurezza fisica e logica dei dati e servizi di alto livello qualitativo.

Sicurezza fisica - spazio sicuro per tutte le informazioni

Il Datacenter è stato realizzato in un ex caveau bancario blindato, dotato di sistemi di protezione contro ogni minaccia, per garantire la massima sicurezza a dati e servizi. 

  • Rete elettrica e refrigerazione: impianto di distribuzione elettrica ridondato; gruppi di continuità statici (UPS); impianto di condizionamento dotato di 2 centrali frigorifere; sistema di controllo automatico; 
  • Prevenzione incendi: rilevamento fumi con sensori ottici analogici, doppie porte antincendio; spegnimento automatico incendi a gas inerte;
  • Controllo accessi: sorveglianza armata; videocontrollo; sistema antintrusione; controllo accessi con lettore card e finger print.


Sicurezza logica e continuità di servizio in tutte le condizioni

Il Datacenter Zucchetti è dotato di sistemi hardware e software per garantire la piena sicurezza dei dati e la continuità del servizio: un team di specialisti altamente qualificati garantisce interventi tempestivi.
Un ulteriore livello di sicurezza per le applicazioni "mission critical" è garantito dal centro Backup e Disaster Recovery, che permette di salvare i dati e ripristinarli in tempi brevissimi.
Il servizio è garantito 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno.

I vantaggi del Datacenter Zucchetti

Le aziende che decidono di affidarsi al Datacenter possono usufruire di numerosi vantaggi:

  • Elevati standard di sicurezza informatica, logica, applicativa e fisica e servizi di backup e restore, che garantiscono la protezione dai rischi di perdita dati; 
  • Continuità di servizio 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno;
  • Notevoli risparmi grazie all'eliminazione dei costi d'infrastruttura: locali, alimentazione, condizionamento, sorveglianza, manutenzione;
  • Help Desk tecnico.

Tutte le applicazioni di Infinity Project sono disponibili in diverse modalità, in modo che il cliente possa scegliere la soluzione che meglio si adatta alla propria realtà: 

  • Licenza - prevede l'installazione delle soluzioni presso il cliente.
  • Hosting - il software viene installato su una macchina "ospite" presso il Data Center Zucchetti con alta garanzia di affidabilità e sicurezza.
  • Software as a Service - permette di fruire delle applicazioni come servizio. I software, infatti, non sono installati presso la sede del cliente, ma nel Data Center Zucchetti e sono accessibili via web con un semplice collegamento a Internet. Massima garanzia di riservatezza dei dati con certificazione per la legge sulla privacy, sicurezza dell'infrastruttura, aggiornamento in tempo reale, nessun onere connesso all'acquisto, alla gestione e all'evoluzione dell'infrastruttura informatica per il funzionamento dei software, sono solo alcuni dei vantaggi di utilizzare Infinity Project in modalità SaaS.

Date: 26th Giugno, 2013
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